Elegir un software de gestión no es fácil para una empresa. Se trata de elegir el que será el motor de toda la organización. Por eso, hay muchas dudas al momento de decidirse y ver cuál es el mejor para cada negocio.
En el momento donde se inicia una empresa, una de las decisiones claves es la elección de un software de gestión, una herramienta básica para asegurarnos el buen funcionamiento del negocio, pero también para poder obtener la información que necesitemos en cualquier momento, de modo que sea una guía imprescindible cuando haya que tomar decisiones importantes. Por eso muchas empresas se preguntan cuál es el mejor programa de gestión para pymes.
¿Qué hay que tener en cuenta para no equivocarse a la hora de elegir el software?
-Las áreas funcionales de la empresa a cubrir, donde la facturación y contabilidad siempre van a estar, pero luego tenemos que ver si queremos CRM y gestión de clientes, compras,etc. Puede que no tengamos la necesidad de cubrir todas las áreas en un principio, por lo que es importante que el software sea modular y se puedan ir incorporando nuevos módulos según la empresa los vaya necesitando.
-Elegir entre un software estándar, parametrizado o a medida es una de las decisiones más complejas. Un software estándar tiene la ventaja de que son muchas las empresas que utilizan el mismo programa y un ahorro de costos. La desventaja es que puede que no se adapte completamente a nuestra compañía. Aquí es donde entraría la posibilidad de parametrizar, adaptar ciertas funciones a nuestras necesidades. La última opción es un desarrollo a medida. Una opción que se crea desde cero según las necesidades de la organización, pero que tiene el inconveniente de un costo más elevado, un mayor tiempo de desarrollo e implementación, y la dependencia de la empresa que ha creado dicho software.
-Detallar las necesidades técnicas para la implementación del programa. También hay que tener en cuenta el crecimiento de la organización en el futuro y las posibilidades de que el programa crezca no solo en funcionalidad, sino que no se vea estrangulado por procesar muchos más datos
-El programa tiene que ser utilizado por los empleados.Tiene que ser fácil de usar,intuitivo y debe ayudar a los empleados para realizar las tareas y asi mejorar su productividad.
¿Gestión local o nube?
Se tiende a pensar que si vamos a estar siempre en una oficina es mejor en local, mientras que la nube es para empresas que tienen más necesidades de movilidad. Hay que tener en cuenta que si vamos a trabajar en una nube no se necesita mucha inversión se requieren servidores en local, o al menos no tan potentes, y no dependemos a la hora de trabajar más que de la conexión a Internet. La nube va asociada al pago por uso ya que solo pagamos los recursos que utilizamos.
Además, tener nuestra empresa en la nube nos puede dar la posibilidad de ofrecer mejores condiciones de trabajo para los empleados, más facilidad para conciliar, con lo que atraer talento a la organización sería algo más sencillo.
Sistema de gestión empresarial, fases para su implementación
La cuestión es que, entre la instalación, traspaso de datos en caso de ser necesario, puesta en marcha y formación, pueden pasar unos cuantos meses. Lo normal es que al menos transcurra un año para que la empresa empiece a notar los beneficios esperados.
Muchas veces las empresas no son capaces de ver de forma clara los beneficios del cambio y la utilización de un programa de este tipo que en el mediano y largo plazo les hará ser mucho más eficientes y competitivos frente a la competencia.